Hoe versterken Mindfulness & Agile elkaar?

Toen ik vorig jaar een retrospective van het agile coach team bij VodafoneZiggo bijwoonde ontstond het idee: “Dit team kan wel wat mindfulness gebruiken”. Tijdens de retro, een meeting waar je terugkijkt op wat er wel en niet goed ging afgelopen periode, lieten we elkaar niet uitpraten en luisterden we niet echt naar elkaar.

In oktober startten we bij een afdeling met de agile transformatie. Agile is een manier van werken, maar eigenlijk nog meer een mindset: “Agile is een mindset die verandering omarmt om snel resultaten te leveren en hiervan te leren.”

Een hectische periode volgde waarbij we alle teams trainingen moesten geven om agile te kunnen werken. Tijdens de retro, waar je met het team terug kijkt op wat er afgelopen periode goed ding en wat beter kon,  startte de facilitator met een meditatie. En dat was precies wat we nodig hadden om de stress even te kunnen laten zakken en daarna echt een gesprek met elkaar te hebben over wat er goed ging en wat er beter kon. De kwaliteit van de retro was zo goed! Iedereen was open en luisterde goed naar elkaar. Er was heel veel verbinding. En nou juist die verbinding heb je nodig om met elkaar te kunnen groeien en verbeteren.

Een mindfulness training voor de agile coaches

Begin dit jaar nodigde ik mijn collega’s uit voor een mindfulness training. De 1^e sessie vond fysiek plaats, alleen daarna kwam corona en vonden de sessies online plaats. Iedereen was er erg blij mee en vertelde dit bij hun teams die ze coachten.

En zo ontstond de eerste online mindfulness walk

De director van de B2B marketing afdeling kwam bij me in de lucht met het verzoek om een mindfulness sessie te begeleiden voor zijn afdeling. Ik begeleide via team een mindfulness walk.

En na dit mooie bericht op linkedin kwamen meerdere verzoeken binnen van andere Agile teams.

Waarom staan met name Agile teams zo open voor Mindfulness? 

Ik denk omdat Agile en Mindfulness veel overeenkomsten met elkaar hebben. Beiden gaan over:

1. Een andere manier van denken

Agile gaat met name over mindset. Voor een nieuwe manier van werken, zoals Agile, is een gedragsverandering nodig. En gedragsverandering begint met op een andere manier te denken. Daarom dat wij als (Agile) Coaches ook zo vaak van die “lastige” vragen stellen die over de onderkant van de ijsberg gaan.

Mindfulness leert je om bewust te worden van je huidige denken en doen. Zodat je na dat inzicht ervoor kan kiezen om gedachten los te laten of anders te reageren op bepaalde situaties. In plaats van dat je je laat leiden door je automatische, primaire reactiepatroon, kies je er bewust voor om hoe je wilt reageren op deze situatie.

2. Innovatie en creativiteit

Agile gaat over innoveren. Voor innovatie moet je creatief, out of the box, kunnen denken. Stress zorgt ervoor dat we in tunnelvisie gaan denken. Mindfulness helpt stress te verlagen en helpt je gezichtsveld te verbreden. Hierdoor kun je meer opties en mogelijkheden zien.

3. Focus

Agile werken gaat over gefocust werken. Gedurende een sprint werkt een team zo veel mogelijk samen aan 1 doel. Mindfulness gaat over de aandacht ergens naar toe te brengen en deze daar te houden zonder direct mee te gaan in afleidingen die voorbijkomen. Hoe breng je meer focus aan? Lees het hier.

4. Rust na inspanning

Omdat het belangrijk is om rust in te bouwen na een aantal sprints hebben we de Innovation, Learning & Improvement week toegevoegd aan onze kadans. Na 6 sprints hebben teams een week de rust en ruimte om te reflecteren, te leren en te innoveren.

Mindfulness gaat ook over rust nemen na inspanning. Gedurende de dag stijgt ons stress level. We staan continu aan. We geven gas. Dit kan je brein maar zo lang achter elkaar doen, daarna wordt het minder productief. Waar we vroeger toen we jagers waren nog een rust moment in de dag aanbrachten, gaan wij tijdens de lunch achter onze laptop zitten. Of nog even iemand bellen. Of je social media bekijken. Door een korte pauze te nemen en je aandacht op je adem of op je lichaam te richten, schakel je over naar een ander systeem in je lichaam, waardoor je brein en je lichaam kan ontspannen. Kan opladen.

5. Hogere tevredenheid, meer geluk

Een van de voordelen van Agile werken is dat medewerkers tevredener zijn. Dit komt door agile teams meer autonomie hebben, meer regelruimte. Uit onderzoek is gebleken dat de mate van autonomie belangrijk is bij in hoeverre men werkstress ervaart. Indien de autonomie, regelruimte laag is en de werkdruk hoog leidt dit tot spanning en klachten. Terwijl als de werkdruk én autonomie hoog is ervaren medewerkers voelen medewerkers zich gemotiveerder. Bij Mindfulness gaat het vaak ook om hoe men stress ervaart. Een mindfulness training verandert niets aan de stressfactoren, die zijn vaak nog. Hoe men zich verhoudt tot de stress verandert echter wel. Mensen geven aan dat ze na een mindfulness training gelukkiger zijn, zoals je ook ziet in onderstaande resultaten van een mindfulness training bij SAP.

Wat kan je zelf doen om meer Agile & Mindful zijn?

• Neem vaker (een adem) pauze

  Dit kan 3 min zijn tussen meetings door waarbij je de aandacht brengt naar je adem. We noemen deze oefening ook wel de ademruimte of adempauze.

  

• Ga buiten wandelen

  Richt dan de aandacht tijdens het wandelen eerst naar je lichaam, je voeten of je adem. En daarna kan je je aandacht uitbreiden naar je omgeving. Naar wat je allemaal kan zien, horen, ruiken, voelen. Door de aandacht naar je zintuigen te brengen breng je je brein naar het ontspanningssysteem. Dat je af en toe afdwaalt naar gedachten is niet erg. Dat hoort erbij. Breng gewoon de aandacht weer terug naar je zintuigen. Hier vind je een begeleide mindfulness walk. Deze kan je beluisteren om je te helpen mindful te wandelen. Ik organiseer ook vaak mindfulness walks in het Amsterdamse bos of online. Kijk hier wanneer de eerstvolgende plaats vindt. Je kan je natuurlijk ook opgeven voor mijn nieuwsbrief zodat je op tijd een bericht krijgt als er weer een plaats vindt. Laat dan hier je email achter.

• Luister met aandacht naar de ander

  Wat zegt de ander nou eigenlijk? Wat is het probleem/ de situatie / het gevoel? Je kan ook opmerken wat er ondertussen bij jou gebeurt aan gevoel. Misschien raak je geïrriteerd of boos op wat de ander zegt. Kijk of je het kan parkeren en terug kan gaan naar echt te luisteren naar de ander. Pas als je echt luistert en begrijpt wat er bij de ander speelt kan je gaan kijken naar hoe jullie het samen kunnen verbeteren.

• Probeer minder te oordelen
  

  Vaak schieten we heel snel naar veroordeling. “Hij heeft dit fout gedaan”. “Zij leveren altijd te laat de benodigde informatie aan”.  Kijk of je een neutrale, open houding kan aannemen waarbij je niet gaat kijken naar wie gelijk had en wie fout zat, maar dat je vanuit die open houding open staat voor alle mogelijke verbeteringen en daar samen aan gaat werken. Pas zei iemand in een Agile team heel mooi: “That you are right doesn’t mean I’m wrong”.